{"id":4451988,"date":"2021-07-26T13:10:12","date_gmt":"2021-07-26T13:10:12","guid":{"rendered":"https:\/\/bookingkit.com\/?post_type=guide&p=4451988"},"modified":"2021-08-17T20:18:57","modified_gmt":"2021-08-17T20:18:57","slug":"teilnehmerverwaltung","status":"publish","type":"guide","link":"https:\/\/bookingkit.com\/de\/anleitungen\/teilnehmerverwaltung\/","title":{"rendered":"Verwaltung von Terminen, Teilnehmern & Buchungen online erledigen"},"content":{"rendered":"\n
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Die 10 wichtigsten Funktionen einer passgenauen Software zur Terminverwaltung<\/b><\/h3>\n

Umst\u00e4ndliche Terminvereinbarungen und m\u00fchselige Terminverwaltung sind unbeliebte Begleiter im Arbeitsalltag vieler Menschen, die termingebundene Dienstleistungen anbieten. Gerade das Gesch\u00e4ft von Erlebnisanbietern im Freizeitsektor ist mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden. Die Terminplanung eines Tourenanbieters, die Verwaltung von Buchungen und Reservierungen f\u00fcr eine Museumsf\u00fchrung, die Pflege des Terminkalenders eines Kursanbieters, die Zahlungsverwaltung eines Fahrradverleihers oder die Teilnehmerverwaltung eines Eventanbieters kosten jeweils enorm viel Zeit und M\u00fche. Eine passgenaue Software zur Planung und Verwaltung von Terminen, Buchungen und Teilnehmern muss also vor allem eins k\u00f6nnen: Den Arbeitsalltag von Anbietern von Touren, Events, Kursen & Co erleichtern. Nie mehr Teilnehmer aus E-Mails zusammensuchen, nie mehr \u00dcberbuchungen, nie mehr Rechnungen per Hand erstellen. In diesem Artikel erkl\u00e4ren wir Dir die\u00a010 wichtigsten Funktionen<\/strong>\u00a0eines integrierten Online-Buchungssystems, das die komplette Verwaltung Deines Unternehmens in EINER Software b\u00fcndelt: Von der Online-Terminbuchung \u00fcber die Abwicklung der Online-Zahlung bis zur Online-Teilnehmerverwaltung im synchronisierten Terminkalender. Damit Du dich auf Deine Teilnehmer und Kunden konzentrieren kannst!<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n

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1. Online-Terminbuchungen \u00fcber die eigene Webseite, soziale Medien & Buchungsportale<\/b><\/h3>\n

Steigere die Zahl der Direktbuchungen und Terminreservierungen \u00fcber Deine Homepage! Eine gute web-basierte Buchungs- und Verwaltungssoftware erm\u00f6glicht dir im ersten Schritt die Online-Buchung von termingebundenen Tickets. Die Software bindet die Buchungsfunktion kostenlos auf deiner Webseite ein und passt das Design an deine Vorgaben an. Damit bietest du deinen Kunden und Teilnehmern die M\u00f6glichkeit, sich rund um die Uhr online \u00fcber freie Termine zu informieren und diese direkt zu buchen (Echtzeit-Verf\u00fcgbarkeitsanzeige). Die Software hilft dir auch dabei, deinen Ticketshop auch auf deiner Facebook-Seite einzubinden (Social-Media-Integration). Und im besten Fall synchronisiert sie deine Angebote mit f\u00fcr dich relevanten Buchungsportalen wie z. B. TripAdvisor oder Kochschule.de.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n\n

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2. M\u00f6glichkeit der Online-Bezahlung<\/b><\/h3>\n

Online-Zahlung bietet dir den Vorteil, dass du schneller an dein Geld kommst und dich nicht mehr um offene Zahlungen k\u00fcmmern musst. Ein professionelles Online-Buchungssystem gibt dir die M\u00f6glichkeit, den Bezahlvorgang selbst zu verwalten (Bezahlung vor Ort) oder deine Kunden direkt online zahlen zu lassen. Dabei sollten die wichtigsten Online-Zahlungsmittel wie Kreditkarte, EC-Lastschrift oder PayPal integriert sein. In den Geb\u00fchren f\u00fcr die Nutzung eines Online-Buchungssystems sind die Provisionen f\u00fcr die Zahlungsdienstleister (Paypal, Visa, MasterCard etc.) in der Regel enthalten. Hilfreich ist es, wenn elektronische Coupons \u2013 zum Beispiel Angebote via Groupon \u2013 auf den Zahlungsbetrag angerechnet werden k\u00f6nnen.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n

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3. Einfache Terminverwaltung dank intelligentem Terminkalender<\/b><\/h3>\n

Was zeichnet einen intelligenten Terminkalender aus?<\/p>\n

A. \u00dcbersichtliche Tages-, Wochen-, Monats- und Listenansicht:
\n\u00dcberblick \u00fcber s\u00e4mtliche Buchungen, Kapazit\u00e4ten und Ums\u00e4tze f\u00fcr die gew\u00fcnschten Zeitr\u00e4ume auf einen Blick
\nB. Farbliche Markierungen zeigen, wo noch Kapazit\u00e4ten im Buchungs- bzw. Belegungskalender verf\u00fcgbar sind \u2013 so kannst du deine Terminverwaltung jederzeit aktiv aussteuern und die Ressourcenplanung daraufhin auslegen.
\nC. Filter- und Suchfunktion f\u00fcr eingetragene Termine
\nD. Zugriff auf den Online-Terminkalender rund um die Uhr: Optimierung f\u00fcr alle Mobilger\u00e4te, damit du auch unterwegs einfach Termine verwalten kannst (siehe Punkt 10)
\nE. Automatisierte Terminerinnerungen an die Teilnehmer von Touren, Kursen oder Veranstaltungen auf Wunsch (siehe Punkt 5)
\nF. Mehrbenutzerzugang: Du konfigurierst selbst, welche Mitarbeiter welche Daten sehen und bearbeiten k\u00f6nnen<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n\n

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4. Automatisierte Kalendersynchronisation<\/b><\/h3>\n

Es erleichtert dir die Arbeit enorm, wenn du ALLE Termine in EINEM Kalender erfassen kannst. Der Terminkalender deiner Buchungs- und Terminverwaltungssoftware sollte daher mit allen g\u00e4ngigen Online-Kalendern (z.B. Outlook, Google, iCloud und iCal) synchronisiert werden k\u00f6nnen. Die Synchronisation sollte in beide Richtungen erfolgen, so dass du jederzeit alle Termine im \u00dcberblick hast. Der Terminkalender sollte zudem die Kundendaten der Teilnehmer automatisch aus der Datenbank der Software synchronisieren und auf Wunsch ausgeben. So wird Terminverwaltung spielend einfach.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n

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5. Automatisierte E-Mails erleichtern die Teilnehmerverwaltung<\/b><\/h3>\n

Das nicht-automatisierte Versenden von regelm\u00e4\u00dfigen E-Mails wie Buchungsbest\u00e4tigungen, Erinnerungen an die Terminreservierung, Stornierungen etc. nimmt viel zu viel Zeit in Anspruch. Es ist eine umst\u00e4ndliche und erm\u00fcdende Arbeit, die von einem Buchungssystem auf jeden Fall automatisiert werden sollte. Eine Buchungsbest\u00e4tigung sollte zum Beispiel sofort nach der Online-Buchung bei den Kunden bzw. Teilnehmern deiner Kurse, Touren oder Events eingehen. Damit hat dein Kunde die Gewissheit, dass die Buchung auch wirklich durchgegangen ist. Eine automatische Terminerinnerung per E-Mail und\/oder SMS informiert deine Teilnehmer \u00fcber bevorstehende Termine und reduziert damit Terminausf\u00e4lle. Du wei\u00dft, wie aufw\u00e4ndig eine Umbuchung oder Stornierung ist. Mit einer intelligenten Terminverwaltungssoftware geht das mit nur einem Klick. Dank cleverer Storno-Routinen werden alle Teilnehmer informiert, m\u00f6gliche R\u00fcckzahlungen ausgel\u00f6st und Kunden auf einen anderen freien Termin umgebucht. Das Buchungssystem sollte jedoch nicht nur Benachrichtigungen an deine Kunden verschicken, sondern auch an dich. So beh\u00e4ltst du Termin\u00e4nderungen, z. B. durch Absagen von Teilnehmern jederzeit im Blick.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n\n

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6. Integrierte Zahlungsverwaltung<\/b><\/h3>\n

Die komplette Zahlungsverwaltung wird mit einer guten Software automatisiert. Wurde die Rechnung schon gestellt? Hat der Kunde bezahlt? Wohin soll das Geld des Teilnehmers bei einer Terminstornierung zur\u00fcckgebucht werden? Diese Fragen geh\u00f6ren der Vergangenheit an.
\nTipp: Der Anbieter deiner Buchungssoftware verwaltet die Online-Zahlungen deiner Kunden. Es ist daher wichtig, dass du deinem Softwareanbieter zu 100% vertrauen kannst. Frage beim Softwareanbieter nach, wie dein Geld verwaltet wird. Ist ein Treuhandkonto bei einer renommierten Bank vorhanden? Ist sichergestellt, dass du im Krisenfall an dein Geld kommst? Garantiert dein Anbieter eine w\u00f6chentliche Auszahlung deiner Einnahmen?<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n

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7. Preise dynamisch an Teilnehmerzahl anpassen<\/b><\/h3>\n

Mithilfe einer professionellen Terminverwaltungssoftware kannst du ohne viel Aufwand durch flexible Preisgestaltung deine Auslastung optimieren. Lasse einen Algorithmus zu all deinen Angeboten und Terminen die erwartete Auslastung und Teilnehmerzahl berechnen. Dazu werden hochautomatisiert Vergangenheits- und Echtzeitdaten ausgewertet. Daraufhin kannst du deine Preise und Kapazit\u00e4ten anpassen. Beispielsweise durch Last-Minute-Rabatte oder h\u00f6here Kontingente, die du auf Buchungsportalen freigibst.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n\n

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8. Kundenbindung mithilfe von Gutscheinen<\/b><\/h3>\n

Mithilfe eines professionellen Buchungssystems kannst du bequem Gutscheincodes generieren und verwalten. Gutscheine sind aus einer Vielzahl von Gr\u00fcnden wichtig f\u00fcr\u2019s Gesch\u00e4ft. Wertgutscheine werden gern an Freunde oder Familie verschenkt. Aktions- bzw. Promogutscheine regen die Vermarktung deiner Kurse, Touren oder Veranstaltungen an. Zus\u00e4tzlich sollten Gutscheine von externen Gutscheinportalen, wie z. B. Groupon, eingespielt werden k\u00f6nnen, sodass deine Teilnehmer sie bei der Terminbuchung selbst einl\u00f6sen k\u00f6nnen.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n

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9. Teilnehmermanagement vor Ort<\/b><\/h3>\n

Dein Terminverwaltungs- und Buchungssystem sollte bei der Terminbuchung Tickets generieren, die \u00fcber einen Barcode verf\u00fcgen. Du kannst die Barcode-Integration dann zum Scannen der Tickets vor Ort nutzen. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang, wenn dein Softwaredienstleister dir als Anbieter von Touren, Kursen, Events etc. eine passende App zur Verf\u00fcgung stellt. Damit wird dein Smartphone zu einem leistungsstarken Ticket-Leseger\u00e4t. So pr\u00fcfst du direkt am Einlass, dass deine Teilnehmer ihre Tickets nur einmalig verwenden. Au\u00dferdem erh\u00e4ltst du so einen schnellen \u00dcberblick \u00fcber deine Teilnehmer vor Ort.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n\n

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10. Buchungs- und Terminverwaltung \u00fcber Smartphone und Tablet<\/b><\/h3>\n

Gerade Anbieter von Touren, Kursen oder anderen Freizeiterlebnissen sitzen nicht die ganze Zeit an einem station\u00e4ren Rechner, sondern m\u00fcssen ihr Gesch\u00e4ft auch oft unterwegs \u00fcber ihr Smartphone oder Tablet verwalten. Deswegen sollte das Terminverwaltungssystem in einer Cloud laufen. Dadurch sollte es nicht nur weltweit zug\u00e4nglich sein, sondern auch automatisch aktualisiert und gewartet werden.<\/p>\n

In der Smartphone-Ansicht solltest du auf einen Blick alle offenen und best\u00e4tigten Terminreservierungen und Buchungen sowie eine Miniatur\u00fcbersicht deines Terminkalenders sehen. So, dass Du schnell reagieren kannst und dir nichts entgeht. Tipp: Achte auch darauf, dass die Einbindung der Terminbuchungsfunktion auf deiner Webseite (siehe Punkt 1) f\u00fcr mobile Ger\u00e4te optimiert ist (\u201eresponsive Design\u201c).<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n

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