Las «10 características indispensables» de un sistema de reservas online

Ya sean cursos de cocina, rutas en quad o juegos de escape, seguro que quieres que el proceso para realizar las reservas online sea lo más sencillo e innovador posible para tus clientes.

¿Por qué? El motivo es que actualmente los clientes están acostumbrados a reservar con pocos clics habitaciones de hotel, mesas en restaurantes o entradas de conciertos desde sus teléfonos móviles cuando están en casa o mientras se desplazan. El ámbito del tiempo libre también quiere contar con estas ventajas. En este punto es donde entra en juego un sistema de reservas online.

No obstante, a la hora de elegir el software más adecuado es imprescindible tener en cuenta algunos aspectos. Una herramienta óptima para realizar reservas no solo debe ofrecer funciones que facilitan la vida a los clientes, sino que también tienen que ahorrarte a ti tareas tediosas y laboriosas.
Para ayudarte, hemos clasificado las «las 10 características indispensables» que debes tener en cuenta obligatoriamente a la hora de decantarte por un sistema de reservas online:

1. Reservas online a tiempo real

Una de las principales ventajas de contar con una solución para realizar reservas es que el cliente no tiene que formular preguntas y esperar a las respuestas y que no tiene que trabajar cada petición manualmente. Los clientes deben tener a su disposición, y de manera visible, todas las fechas y poder reservar. Si no hay disponibilidad para la fecha seleccionada, esta se debe bloquear a tiempo real sin que te suponga a ti ni el más mínimo esfuerzo.

2. Diferentes divisas e idiomas

La mayoría de los organizadores de actividades de tiempo libre también quieren llegar a un público internacional. Por ello, es imprescindible que se ofrezca la posibilidad, al menos en inglés y en el mejor de los casos en la lengua materna, de realizar reservas y pagos en el idioma y la divisa del cliente. Además, existe el riesgo de que el cliente realice la reserva a través de la competencia por no entender en el idioma de publicación qué o cómo debe reservar. Lo ideal es que el sistema de reservas online reconozca el idioma y la divisa que se debe emplear mediante la dirección IP del cliente.

3. Gestión y generación de vales mediante el sistema de reservas online

Los vales son muy importantes para los negocios por numerosas razones. Y no solo nos referimos a los vales de descuento que se ponen a la venta, sino también a los vales promocionales y de ofertas especiales que sirven para estimular la comercialización de su experiencia. No importa de qué tipo de vales se trate, todos ellos se deben generar y gestionar de manera eficiente y sencilla en el sistema de reserva. Además, los vales de portales externos, como Groupon, se deberían poder integrar de manera que tus clientes puedan por sí mismos canjearlos durante la reserva online.

4. Pagos a través de PayPal

PayPal es un método de pago online sencillo y seguro, y por eso cada vez hay más usuarios de todo el mundo lo utilizan. Implantarlo demuestra que valoras la seguridad e intimidad de tus clientes y eso hace que te ganes su confianza. Asimismo, tienes la seguridad de que recibirás los pagos online de tus clientes de manera directa y fiable. Por ello, PayPal es imprescindible en cualquier sistema de reservas online que se precie.

5. Calendario inteligente

Un calendario de disponibilidad o reservas claro e inteligente muestra, de un solo vistazo, al usuario una perspectiva general sobre la totalidad de las reservas, la capacidad y la facturación para los periodos de tiempo deseados. Gracias a esto, la planificación de los recursos se simplifica enormemente. Para evitar realizar el trabajo en vano, el calendario de reservas se debería poder sincronizar con calendarios digitales de uso extendido, como Outlook o Gmail.

6. Asistencia telefónica y online para el software de reserva

Antes o después el software que utilizamos da algún problema cuando lo estamos usando y necesitamos la ayuda del fabricante. En esos momentos no hay nada más frustrante que no recibir el apoyo que se espera de él, e incluso que nos había prometido. En ese sentido, a menudo es suficiente con una base de datos de ayuda ante problemas en la que se puede encontrar una solución rápidamente y de manera autónoma a los problemas relacionados con las reservas o la capacidad. Si no es así, necesitaremos tener la posibilidad de ponernos en contacto con el fabricante tanto por internet como por teléfono. Un pequeño consejo: Cuando pruebes un software de reservas, ¡pon a prueba también el sistema de asistencia!

7. Los correos electrónicos automatizados facilitan la administración de usuarios

El envío de correos electrónicos estandarizados y regulares, como confirmaciones de reserva, recordatorios sobre la reserva, cancelaciones, etc. requiere una cantidad de tiempo excesiva. Se trata de una tarea engorrosa y agotadora que, sin lugar a dudas, deberíamos dejar en manos de un sistema de reservas. Por ejemplo, un cliente debería recibir la confirmación de una reserva inmediatamente después de realizarla online. De esta manera, el cliente tiene la certeza de que la reserva efectivamente se ha llevado a cabo. No obstante, el sistema de reservas no solo debería enviar correos de confirmación a sus clientes, sino que también debería ofrecer la opción de que tú recibas la información.

8. Gestión de las reservas a través de un teléfono móvil o tableta

Los operadores no se pasan el día sentados frente a un ordenador, sino que a menudo tienen que gestionar su negocio sobre la marcha a través de su smartphone o tablet. Por ello, el sistema de reservas online debe ser descentralizado y funcionar en la «cloud». Esto no tan sólo permite el acceso desde cualquier parte del mundo, sino también las actualizaciones y el mantenimiento automáticos.

9. Intégration de plateformes de commercialisation

A la hora de elegir una solución de reservas, deberías comprobar que integre diferentes plataformas de comercialización. Entre ellas se encuentran TripAdvisor, GetYourGuide, EventimGuide, Jollydays, Kochschule.de o Viator. Estos portales de reservas aumentan tu visibilidad de cara a clientes potenciales y en el mejor de los casos conseguirás un par de reservas. En este punto lo importante es que el software de gestión sincronice de manera automática e inmediata estas reservas. De este modo, llevarás el control sobre contingentes, fechas y precios.

 10. Gestión segura del capital

Para que tu día a día en el trabajo se vea realmente simplificado, se deben cumplir al menos los primeros nueve puntos mencionados. Pero de nada sirve si no se cumple este último. Lo más importante es que la empresa que ofrece la solución sea totalmente fiable, ya que será la encargada de almacenar de manera segura sus datos y el capital producido. Tu dinero debe estar seguro en caso de insolvencia, por ejemplo. Es posible que el capital no lo gestiona en absoluto la empresa en sí misma, por lo que el mejor de los cosos se creará una cuenta fiduciaria en un banco de confianza a través de la que se gestionará el capital.
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