10 consigli per risparmiare tempo nel settore delle esperienze

Sei un fornitore di esperienze e vorresti risparmiare tempo lavorando più efficientemente? Eppure ci sono tante piccole cose che non ti permettono di dedicarti completamente ai tuoi clienti, tra cui il rispondere a email e telefonate, la manutenzione del sito e la contabilità.
Abbiamo messo tutto insieme e abbiamo stilato i dieci migliori consigli e strumenti digitali per risparmiare tempo e lasciarti spazio per goderti la tua attività!

Consiglio Nr. 1

Struttura e-mail e chiamate

Non lasciare niente al caso: ci saranno sempre clienti che cercheranno di contattarti per email o per telefono. Per evitare di avere interruzioni durante tutta la giornata, puoi specificare degli orari precisi per la ricezione delle chiamate.
Così facendo, sarai sicuro di poterti concentrare su altri compiti; tuttavia, non dimenticare di impostare un messaggio automatico della segreteria telefonica in cui indichi gli orari per le telefonate o rendi disponibile un contatto email alternativo: devi sempre essere raggiungibile per i tuoi clienti!
Invece, per quanto riguarda le email, puoi automatizzarne l’invio: in questo, bookingkit può aiutarti, per esempio con l’invio automatico di email post vendita. Può essere molto comodo, e semplice, creare dei template da poter facilmente modificare e riutilizzare durante il processo di automatizzazione delle email. Con le email automatiche risparmierai tempo e sarai attivamente impegnato nel contattare i tuoi clienti.

Consiglio Nr. 2

Organizza le tue giornate

Devi sempre essere al passo con i tuoi impegni e appuntamenti. Per questo, è importantissimo affidarsi a un calendario digitale per monitorare i tuoi impegni e riconoscere subito a colpo d’occhio quali sono gli appuntamenti della giornata. Basta inserire un appuntamento una sola volta per sincronizzarlo su tutti i tuoi dispositivi, riuscendo a risparmiare tempo rispetto ad un’agenda cartacea. Inoltre, quando inserisci appuntamenti nel tuo calendario digitale, non dimenticarti di calcolare eventuali ritardi: lascia sempre del tempo libero tra un impegno e l’altro.
Pianifica facilmente la tua giornata con:
Google Calendar
Calendario iCloud
Outlook Calender
P.S.: in quanto utilizzatore di bookingkit, le tue prenotazioni saranno sincronizzate automaticamente con il tuo calendario. Così avrai davvero tutto sotto controllo!

Consiglio Nr. 3

Monitora le tempistiche

Come dice il proverbio: il tempo è denaro! Per questo motivo bisogna cercare in tutti i modi di ottimizzare le proprie tempistiche per risparmiare tempo. Ovviamente ci possono sempre essere degli imprevisti nella tabella di marcia, come un’email in più a cui dover rispondere, che ogni giorno possono richiedere più o meno tempo rispetto a quanto si pensasse.
Come fare allora? Basta analizzare la tua giornata tipo e calcolare quanto tempo ti serve per svolgere uno o più compiti giornalieri. Ogni giorno potrai tirare una linea su ciò che avrai già completato oppure potrai sostituire un compito con un altro di tempistiche equivalenti. Inoltre, puoi stabilire un tempo limite per non incorrere in ritardi continui. Così facendo, ti costruirai uno schema permanente per strutturare le tue giornate.
I seguenti strumenti possono esserti di grande aiuto nel monitorare le tue tempistiche lavorative e per farti risparmiare tempo.
Toggl
ClearFocus
Any.do
Doodle

Consiglio Nr. 4

Crea il tuo sito web prenotabile online

Il nostro consiglio preferito per risparmiare tempo è quello di rendere la tua offerta prenotabile online creando il tuo sito web secondo alcuni punti chiave. Così ti rispamierai moltissime email e chiamate per completare prenotazioni online: potresti addirittura non stare proprio in ufficio! Esistono diversi strumenti per la gestione del tuo sito che possono essere d’aiuto nel lanciare la prenotazione online delle tue attività:
WordPress
Drupal
Joomla
La soluzione tutto in un uno: bookingkit è facilissimo da integrare con il tuo sito web: ti serviranno al massimo 5 minuti!

Consiglio Nr. 5

Sfrutta gli spazi di archiviazione e condivisione

Che tu sia in ufficio o meno, con uno spazio di archiviazione online potrai avere tutti i tuoi file sempre a portata di mano, ma non solo: infatti potrai anche condividere le tue cartelle con i tuoi colleghi, in modo da avere tutto perfettamente sincronizzato non solo su tutti i tuoi dispositivi, ma anche con tutti i tuoi collaboratori. Poco importa se si tratti di foto, fogli di calcolo o altro: scegli la comodità!
Questi sono alcuni spazi di archiviazione che vi raccomandiamo:
iCloud
Dropbox
Google Drive
Guarda oltre: con l’app di bookingkit e il suo ticket scanner hai sempre a disposizione la gestione online delle tue offerte e puoi risparmiare tempo ai controlli d’accesso.

Consiglio Nr. 6

Assegna incarichi e prendi appunti

Per risparmiare tempo sull’assegnazione di compiti ai tuoi colleghi e prendere appunti tra una discussione e l’altra bisogna strutturare il lavoro: per farlo, puoi utilizzare strumenti che ti permettano di assegnare incarichi con le rispettive scadenze oppure essere sempre pronto a prendere nota delle novità:
Trello
Asana
Evernote

Consiglio Nr. 7

Gestisci i tuoi canali social

Pubblicizzare la tua offerta sui canali social è di importanza fontamentale, ma richiede molto tempo. Per ottimizzare anche questo compito e risparmiare tempo sui social media, ti consigliamo di connettere i tuoi canali gli uni agli altri, per esempio Facebook con Twitter o Instagram, per poter condividere un post contemporaneamente su più canali. Alcuni strumenti utili per condividere e monitorare sono:
Datalytics
Buffer
Hootsuite

Consiglio Nr. 8

Raccogli informazioni ed immagini

In quanto fornitore di esperienze, vorrai essere sempre aggiornato sulle novità del tuo settore, dalle nuove idee della concorrenza alle tendenze di mercato. Per risparmiare tempo e non dover cercare informazioni manualmente, puoi abbonarti a portali specializzati nel settore, oppure puoi scegliere di ricevere una notifica quando sono disponibili novità. Ecco alcuni strumenti utili:
Google Alerts
Pocket
Inoltre, quando si tratta di scegliere immagini, opta sempre per autentiche foto di tua proprietà e ritraenti proprio le tue esperienze. Tuttavia, se questo non fosse possibile, o se le immagini non sono di qualità elevata, puoi affidarti a portali onlineWenn du deine eigenen Fotos, denn die sind sicher immer die erste Wahl für authentische Präsentationen, mit zusätzlichen Bildern ergänzen willst – für Website, Social Media oder Flyer – dann musst du nicht lange suchen oder einen Fotografen beauftragen. Sieh dich auf folgenden Plattformen um:
Unsplash
Shutterstock
Pixabay

Consiglio Nr. 9

Vendi tramite i maggiori canali di vendita

Vendi le tue esperienze non solo sul tuo sito, ma anche tramite TripAdvisor o magari Expedia? Ma come ci si assicura di non avere prenotazioni eccessive alle disponibilità? E quanto tempo richiede la sincronizzazione manuale delle prenotazioni ricevute tramite diversi canali? Il modo più semplice di risparmiare tempo è quello di affidarsi ad un sistema di prenotazione online che automatizzi la sincronizzazione dai vari canali di vendita.
Per questo, bookingkit è perfetto: non solo hai sotto controllo la gestione online di tutte le tue prenotazioni, ma grazie alla collaborazione con partner come TripAdvisor, Viator e GetYourGuide, puoi direttamente visualizzare le prenotazioni ricevute da diversi canali e stabilire il numero di posti disponibili su ogni piattaforma di marketing.

Consiglio Nr. 10

Tieni la contabilità

Per tenere la contabilità e risparmiare tempo, ti consigliamo vivamente di affidarti a un software che ti risparmi gli svariati errori della contabilità manuale. Ci sono molti programmi per tenere la contabilità, anche con caratteristiche specifiche a seconda del settore. Alcuni sono:
Datev koinos
CGN
Oppure, per una tariffa irrisoria, puoi affidarti ad un solo software che si prenda cura non solo della contabilità, ma anche del marketing, della vendita di buoni e delle e-mail post vendita, solo nominandone alcuni. Per questo c’è bookingkit!