Les 10 fonctions « incontournables » d'un système de réservation en ligne.

Peu importe que vous proposiez des cours de cuisine, des excursions en quad ou des Escape Games, vous souhaitez certainement que la processus de réservation en ligne soit aussi simple et innovant que possible pour vos clients. C’est là qu’un système de réservation en ligne devient nécessaire.

Pourquoi ? Parce que de nos jours, les clients sont habitués à effectuer leurs réservations d’hôtel, de restaurant ou à acheter leurs billets de concert en ligne et en quelques clics – qu’ils soient chez eux sur leur ordinateur ou en déplacement avec leur smartphone. Ils attendent également que les activités de loisirs leur proposent cette possibilité.

Cependant, lors de la sélection du système de réservation en ligne adéquat , il existe quelques points auxquels vous devez impérativement faire attention. En effet, un bon système de réservation en ligne ne doit pas seulement proposer des fonctions qui facilitent la vie de tes clients mais aussi des fonctions qui vous évitent les tâches répétitives et chronophages.
En guise d’aide, nous vous avons préparé une liste de 10 fonctions incontournables auxquelles vous devriez impérativement faire attention en choisissant votre système de réservation en ligne :

1. Des réservations en ligne en temps réel

L’un des principaux avantages d’une solution de réservation en ligne est que les clients n’ont plus besoin d’effectuer une demande (que vous traitez manuellement à chaque fois ) et d’attendre ensuite la réponse. Au lieu de cela, vos clients peuvent voir et réserver directement tous les horaires disponibles. Si une session est complète, elle doit être verrouillée en temps réel pour éviter toute autre réservation, sans que vous ayez à bouger le petit doigt !

2. Différentes devises et langues

La plupart des préstataires de loisirs souhaitent également toucher des clients internationaux. C’est pourquoi il est très important que ceux-ci aient la possibilité de réserver au moins en anglais, mais si possible dans leur propre langue et de payer dans leur devise. Il existe effectivement le risque que le client réserve tout simplement chez un concurrent si, en raison de la barrière de la langue, il n’arrive pas à comprendre ce qu’il doit réserver et comment. L’idéal est que le système de réservation en ligne reconnaisse à l’aide de l’adresse IP du client la langue et la devise qu’il doit utiliser.

3. Création et gestion de bons d’achat via le système de réservation en ligne

Pour de nombreuses raisons, les bons d’achat sont extrêmement importants pour les affaires. Cependant, on ne fait pas seulement référence aux bons de valeur qui sont vendus mais aussi aux actions et promotions qui animent la commercialisation de vos activités. Peu importe le type de bons d’achat que vous utilisez, les deux doivent pouvoir être générés et gérés de manière claire et efficace dans le système de réservation. De plus, les bons d’achat doivent pouvoir être acceptés par des portails de bons d’achat externes, comme par ex. Groupon, de sorte que les clients puissent les utiliser eux-mêmes lors de la réservation en ligne.

4. Paiement via PayPal

PayPal est une possibilité sûre et simple de payer en ligne, ce qui explique pourquoi il est utilisé de plus en plus souvent. Et ce par des utilisateurs venus du monde entier. Cela prouve que vous vous souciez de la sécurité et de la vie privée de vos clients, ce qui crée de la confiance. Dans le même temps, cela vous fournit la sécurité que les paiements en ligne de vos clients arrivent chez vous de manière directe et garantie. C’est pourquoi PayPal devrait apparaître en tant qu’option de paiement sur tout système de réservation en ligne digne de ce nom.
 

5. Calendrier intelligent

Un calendrier de réservation et d’occupation clair et intelligent fournit à l’utilisateur un aperçu de toutes les réservations, capacités et transactions pour les périodes souhaitées. Cela simplifie énormément la planification des ressources. Afin d’éviter tout travail inutile, le calendrier de réservation doit en outre pouvoir être synchronisé avec les calendriers numériques déjà utilisés, tels qu’Outlook ou Gmail.

6. Support en ligne et téléphonique pour le logiciel de réservation

Avec un logiciel, on finit toujours par avoir besoin de l’aide du fabricant. Dans ces moments, il n’y a rien de plus frustrant que de ne pas recevoir le soutien du fabricant que l’on attend ou qui nous a été promis. Ce faisant, une base de données d’aide complète, dans laquelle on peut trouver soi-même la solution au problème de réservation ou de capacités, est souvent suffisante. Cependant, si ce n’est pas le cas, le fabricant doit être joignable aussi bien en ligne que par téléphone. Petite astuce : lorsque vous testez un logiciel de réservation, testez aussi le support !

7. Les e-mails automatisés facilitent la gestion des participants

L’envoi d’e-mails réguliers et standardisés, tels que les confirmations de réservation, les rappels de réservation, les annulations, etc. prend beaucoup trop de temps. Il s’agit d’un travail compliqué et fatiguant qui doit dans tous les cas être automatisé par un système de réservation. Par exemple, la confirmation de réservation doit arriver chez le client aussitôt après la réservation en ligne. Le client a ainsi la certitude que la réservation est bien arrivée. Cependant, le système de réservation ne doit pas seulement envoyer des e-mails de confirmation à vos clients mais aussi proposer une option vous permettant d’être aussi informé.

8. Gestion des réservations sur smartphone et tablette

Les opérateurs d’activités extérieures en particulier ne passent pas leur journée assis devant un ordinateur de bureau mais doivent souvent gérer leurs affaires en déplacement via leur smartphone ou tablette. C’est pourquoi le système de réservation en ligne doit fonctionner dans le cloud. Cela ne doit pas seulement permettre un accès depuis le monde entier mais aussi des actualisations et une maintenance automatiques.

9. Intégration de plateformes de commercialisation

Lorsque vous choisissez votre système de réservation en ligne , vous devez veiller à ce qu’elle intègre différentes plateformes de commercialisation. On recense par exemple TripAdvisor, GetYourGuide, EventimGuide, Jollydays, Kochschule.de ou Viator. Ces portails de réservation augmentent votre accessibilité pour de nouveaux clients potentiels et génèrent, dans le meilleur des cas, quelques réservations. Ce faisant, il est important que ces réservations soient synchronisées de manière automatique et immédiate avec le logiciel de réservation. Cela vous donne le contrôle total sur les contingents, les horaires et les prix.

10. Gestion sûre du capital

Bien entendu, un bon système de réservation en ligne doit au moins proposer les neuf premiers points cités pour que votre quotidien professionnel soit nettement facilité. Cependant, toutes ces fonctions sont vaines si le dixième point n’est pas respecté. En effet, le plus important est que la solution soit mise à disposition par une entreprise fiable et digne de confiance chez laquelle vos données et votre capital réalisé sont en sécurité. Entre autres, il faut veiller à ce que votre argent soit garanti, même en cas d’insolvabilité. Ceci est possible lorsque votre capital n’est pas géré par l’entreprise elle-même mais, dans le meilleur des cas, qu’un compte fiduciaire, via lequel la gestion de votre capital est effectuée, est ouvert pour vous dans une banque fiable.
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