Les 10 meilleurs conseils et outils en ligne pour les fournisseurs d'activités pour gagner du temps

Vous êtes un organisateur de tours et d’activités de loisirs et préférez passer plus de temps pour votre activité et vos clients ? Mais malheureusement, il y a beaucoup de petites choses qui vous occupent dans la vie de tous les jours. Il y a des choses comme répondre aux e-mails, maintenir votre site web, le service téléphonique au bureau et bien sûr la comptabilité.

Nous avons examiné tout cela pour vous – et les voici, nos 10 meilleurs conseils pour gagner du temps avec des outils numériques les plus utiles du moment !

Conseil N°1

Enregistrement des horaires et identification des problèmes

Vous le savez sans doute, comme pour les économies d’électricité : la première chose à faire est d’identifier les gaspilleurs de temps ayant le plus grand potentiel de réduction. Ce sont souvent les choses insignifiantes, comme la formulation d’un e-mail, qui vous coûtent inconsciemment cinq minutes de plus chaque jour et presque une demi-heure de plus chaque semaine que ce qui est nécessaire.
Examinez d’abord votre journée typique et notez ce que vous faites et combien de temps vous passez. Respirez profondément, puis éliminez directement tout travail inutile. Réorganisez votre travail, résumez les travaux similaires et attribuez une durée maximale à chaque sujet. Avec un peu de discipline, vous avez déjà créé de l’espace supplémentaire – pas une fois, mais structurellement !
Les outils suivants vous aideront à obtenir une vue d’ensemble et à vous contrôler à l’avenir :

• Timing
• Tyme 
• Timelog
• Toggl

Conseil N°2

Gestion du calendrier et des rendez-vous

La connaissance est le commencement et la fin de tout. Un calendrier digital bien géré est donc votre outil le plus important ! Vous pouvez même y voir les vides ou les blocages qui apparaissent en couleur. Entrez ici tous vos rendez-vous, planifiez votre semaine à l’avance et créez vos propres mémos. Pensez à suffisamment de choses avant et après.
Le principal avantage d’un calendrier digital en ligne est que vous pouvez l’emporter partout avec vous sur votre smartphone. Alors, débarrassez-vous du calendrier en papier et adoptez  l’un des calendriers suivants :

• Google Calendar
• Apple Calendrier iCloud
• Calendrier Outlook

A propos : En tant qu’utilisateur de bookingkit, vos réservations seront synchronisées directement avec votre calendrier. Vous avez donc tout sous les yeux, en temps réel !

Conseil N°3

Email & Téléphone

Votre communication avec les clients se fait principalement par e-mail et par téléphone. Vous gagnerez ainsi du temps. Le plus gros problème avec le téléphone, c’est que d’autres tâches sont interrompues, vous venez de retravailler à la comptabilité et ça sonne à nouveau. Dans le même temps, vous voulez et devez être joignable pour vos clients. Ici, il pourrait donc être intéressant pour vous de fixer des heures de téléphone et une messagerie bien réfléchie avec un message de rappel.
Les mots clés pour les e-mails sont standardisation et automatisation. Créez d’abord un ensemble de textes d’e-mail standard que vous pouvez utiliser encore et encore au lieu de les ressaisir. Créez également un répondeur automatique agréable. De cette façon, vous pouvez devenir beaucoup plus efficace pour répondre à toutes les questions que vous vous posez.
D’ailleurs, bookingkit offre une puissante fonction d’automatisation des e-mails, en particulier dans la phase après-vente. Une fois mis en place, il vous procurera de nombreuses heures libres précieuses !

Conseil N°4

Stockage en ligne et partage de fichiers

Surtout si vous voyagez beaucoup ou travaillez en équipe, il est important que tout le monde ait accès en tout temps aux informations ou dossiers importants. Au lieu de les envoyer par e-mail, vous devriez choisir le stockage sur le cloud. Ainsi, chaque membre de votre équipe peut à tout moment consulter l’état actuel des inscriptions, les derniers flyers ou les meilleures photos via l’application.
Nous pouvons vous recommander les services suivants, dont certains sont gratuits :

• Google Drive
• Dropbox
• Owncloud

A distance : Avec bookingkit Mobile App et le Ticket Scanner, vous avez toujours avec vous la gestion complète de votre offre et gagnez même du temps à l’entrée.

Conseil N°5

Réservation en ligne et outil de création de site Web

La possibilité de réserver votre offre en ligne est notre solution préférée de tous les professionnels qui veulent économiser du temps. Il n’est donc plus nécessaire de recourir au téléphone ou au courriel pour réserver ou même de tenir une liste des participants. Vous n’avez même pas besoin d’être au bureau ! De plus, il existe des kits de construction de sites web très faciles à utiliser, qui sont créés en liaison avec une extension (plugin) pour la réservation en ligne en un clin d’œil. Certains des outils de construction les plus courants sont :

• Jimdo
• Wix
• WordPress

Une solution clé en main : L’intégration de bookingkit est extrêmement simple et prend un maximum de 5 minutes, même pour les débutants – soit par un code, soit encore plus facilement par un plug-in WordPress.

Conseil N°6

Gestion des réseaux sociaux

La promotion de votre offre sur le plus grand nombre de réseaux sociaux possible est importante, mais elle prend beaucoup de temps. Afin de simplifier et de structurer ce processus, nous vous recommandons de mettre en place un réseau de chaînes, par exemple d’envoyer automatiquement des messages Facebook sous forme de tweets et/ou d’utiliser un outil de distribution. La première option vient avec Facebook. Pour distribuer le même contenu à plusieurs réseaux en même temps, jetez un coup d’œil aux outils suivants :

• Falcon
• Buffer
• Hootsuite

Conseil N°7

Gestion des tâches, des projets et des notes

Le gain de temps passe également par un travail structuré, des délais fixes et la définition de sous-objectifs – la gestion de projet classique. Pour cela, il existe de puissants outils en ligne, mais aussi des variantes allégées exactement adaptées à vos besoins :

• Trello
• Asana

De plus, avec la centralisation des notes dans le cloud, comme Evernote, MS One Note ou Google Notes, vous ne devriez plus jamais perdre de temps à chercher vos plus brillantes idées.

• Evernote
• One Note
• Google Keep

Conseil N°8

Administration, paiement et facturation

À ce stade, nous vous recommandons fortement d’utiliser un logiciel. La facturation manuelle peut être une source de satisfaction et de motivation pour vous, mais elle est aussi incroyablement inutile. Les programmes de comptabilité sont comme le poisson dans l’eau, même s’ils sont axés sur une industrie en particulier. En voici deux exemples :

• Zervant
• Henrri

De plus, vous perdez de nombreuses minutes par mois à comparer les factures et les paiements entrants, peut-être même des heures en raison de numéros de facture manquants sur votre relevé bancaire.
Donc, si vous recherchez un lien entre la réservation en ligne, le traitement des paiements et la gestion automatique, il n’y a que bookingkit !

Conseil N°9

Quotas et plateformes marketing

Vous placez votre offre sur le portail, prenez vos commandes par email et êtes toujours affiché sur Tripadvisor ou mydays ? Et vous vous efforcez déjà de distribuer, redistribuer et éviter de surréserver correctement les places offertes ? Vous pourriez gagner beaucoup de temps si le référencement et le placement en ligne sur de nombreuses autres plates-formes importantes se font automatiquement.
Voici notre seule recommandation: bookingkit et ses partenaires marketing affiliés, tels que Viator/Trip Advisor, GetYourGuide, mydays, rent a guide, Jollydays, Musement, Expedia…

Tipp Nr. 10

Obtention d’informations et d’images

En tant que fournisseur d’expérience, vous voulez être au courant des derniers développements dans votre domaine. Vous devez savoir ce que fait votre concurrence, quelles tendances émergent et ce que vos clients potentiels aiment faire pendant leur temps libre. Afin de gagner du temps dans les recherches, vous pouvez vous abonner à des magazines spécialisés, naviguer sur les portails commerciaux de votre secteur ou faire compiler automatiquement toutes les nouveautées pour vous par e-mail via Google Alert. Il y a également un certain nombre d’applications qui résument des livres ou des articles de note qui valent la peine d’être lus plus tard :

• Google Alerts
• Blinkist
• Pocket
• Feedly

Si vous souhaitez ajouter des images supplémentaires à vos propres photos, qui sont toujours le premier choix pour des présentations authentiques – pour des sites Web, des réseaux sociaux ou des prospectus – vous n’avez pas besoin de chercher longtemps ou de faire appel à un photographe. Regardez autour de vous sur les plateformes suivantes :
Unsplash
Pexels
Shutterstock
iStockphoto

Qu’est-ce qu’on fait maintenant ?
Prenez nos conseils comme des suggestions et testez s’ils sont adaptés à vos besoins. Tout le monde a ses propres exigences et chaque fournisseur a ses propres particularités. Vous aimeriez peut-être approfondir l’un de ces conseils, ou vous aimeriez nous faire part de certains de vos ajouts. Ou vous êtes curieux à propos de bookingkit. Alors contactez-nous ici.

Votre équipe bookingkit