Verwaltung von Terminen, Teilnehmern & Buchungen online erledigen
Die 10 wichtigsten Funktionen einer passgenauen Software zur Terminverwaltung
Umständliche Terminvereinbarungen und mühselige Terminverwaltung sind unbeliebte Begleiter im Arbeitsalltag vieler Menschen, die termingebundene Dienstleistungen anbieten. Gerade das Geschäft von Erlebnisanbietern im Freizeitsektor ist mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden. Die Terminplanung eines Tourenanbieters, die Verwaltung von Buchungen und Reservierungen für eine Museumsführung, die Pflege des Terminkalenders eines Kursanbieters, die Zahlungsverwaltung eines Fahrradverleihers oder die Teilnehmerverwaltung eines Eventanbieters kosten jeweils enorm viel Zeit und Mühe. Eine passgenaue Software zur Planung und Verwaltung von Terminen, Buchungen und Teilnehmern muss also vor allem eins können: Den Arbeitsalltag von Anbietern von Touren, Events, Kursen & Co erleichtern. Nie mehr Teilnehmer aus E-Mails zusammensuchen, nie mehr Überbuchungen, nie mehr Rechnungen per Hand erstellen. In diesem Artikel erklären wir Dir die 10 wichtigsten Funktionen eines integrierten Online-Buchungssystems, das die komplette Verwaltung Deines Unternehmens in EINER Software bündelt: Von der Online-Terminbuchung über die Abwicklung der Online-Zahlung bis zur Online-Teilnehmerverwaltung im synchronisierten Terminkalender. Damit Du dich auf Deine Teilnehmer und Kunden konzentrieren kannst!
1. Online-Terminbuchungen über die eigene Webseite, soziale Medien & Buchungsportale
Steigere die Zahl der Direktbuchungen und Terminreservierungen über Deine Homepage! Eine gute web-basierte Buchungs- und Verwaltungssoftware ermöglicht dir im ersten Schritt die Online-Buchung von termingebundenen Tickets. Die Software bindet die Buchungsfunktion kostenlos auf deiner Webseite ein und passt das Design an deine Vorgaben an. Damit bietest du deinen Kunden und Teilnehmern die Möglichkeit, sich rund um die Uhr online über freie Termine zu informieren und diese direkt zu buchen (Echtzeit-Verfügbarkeitsanzeige). Die Software hilft dir auch dabei, deinen Ticketshop auch auf deiner Facebook-Seite einzubinden (Social-Media-Integration). Und im besten Fall synchronisiert sie deine Angebote mit für dich relevanten Buchungsportalen wie z. B. TripAdvisor oder Kochschule.de.
2. Möglichkeit der Online-Bezahlung
Online-Zahlung bietet dir den Vorteil, dass du schneller an dein Geld kommst und dich nicht mehr um offene Zahlungen kümmern musst. Ein professionelles Online-Buchungssystem gibt dir die Möglichkeit, den Bezahlvorgang selbst zu verwalten (Bezahlung vor Ort) oder deine Kunden direkt online zahlen zu lassen. Dabei sollten die wichtigsten Online-Zahlungsmittel wie Kreditkarte, EC-Lastschrift oder PayPal integriert sein. In den Gebühren für die Nutzung eines Online-Buchungssystems sind die Provisionen für die Zahlungsdienstleister (Paypal, Visa, MasterCard etc.) in der Regel enthalten. Hilfreich ist es, wenn elektronische Coupons – zum Beispiel Angebote via Groupon – auf den Zahlungsbetrag angerechnet werden können.
3. Einfache Terminverwaltung dank intelligentem Terminkalender
Was zeichnet einen intelligenten Terminkalender aus?
A. Übersichtliche Tages-, Wochen-, Monats- und Listenansicht:
Überblick über sämtliche Buchungen, Kapazitäten und Umsätze für die gewünschten Zeiträume auf einen Blick
B. Farbliche Markierungen zeigen, wo noch Kapazitäten im Buchungs- bzw. Belegungskalender verfügbar sind – so kannst du deine Terminverwaltung jederzeit aktiv aussteuern und die Ressourcenplanung daraufhin auslegen.
C. Filter- und Suchfunktion für eingetragene Termine
D. Zugriff auf den Online-Terminkalender rund um die Uhr: Optimierung für alle Mobilgeräte, damit du auch unterwegs einfach Termine verwalten kannst (siehe Punkt 10)
E. Automatisierte Terminerinnerungen an die Teilnehmer von Touren, Kursen oder Veranstaltungen auf Wunsch (siehe Punkt 5)
F. Mehrbenutzerzugang: Du konfigurierst selbst, welche Mitarbeiter welche Daten sehen und bearbeiten können
4. Automatisierte Kalendersynchronisation
Es erleichtert dir die Arbeit enorm, wenn du ALLE Termine in EINEM Kalender erfassen kannst. Der Terminkalender deiner Buchungs- und Terminverwaltungssoftware sollte daher mit allen gängigen Online-Kalendern (z.B. Outlook, Google, iCloud und iCal) synchronisiert werden können. Die Synchronisation sollte in beide Richtungen erfolgen, so dass du jederzeit alle Termine im Überblick hast. Der Terminkalender sollte zudem die Kundendaten der Teilnehmer automatisch aus der Datenbank der Software synchronisieren und auf Wunsch ausgeben. So wird Terminverwaltung spielend einfach.
5. Automatisierte E-Mails erleichtern die Teilnehmerverwaltung
Das nicht-automatisierte Versenden von regelmäßigen E-Mails wie Buchungsbestätigungen, Erinnerungen an die Terminreservierung, Stornierungen etc. nimmt viel zu viel Zeit in Anspruch. Es ist eine umständliche und ermüdende Arbeit, die von einem Buchungssystem auf jeden Fall automatisiert werden sollte. Eine Buchungsbestätigung sollte zum Beispiel sofort nach der Online-Buchung bei den Kunden bzw. Teilnehmern deiner Kurse, Touren oder Events eingehen. Damit hat dein Kunde die Gewissheit, dass die Buchung auch wirklich durchgegangen ist. Eine automatische Terminerinnerung per E-Mail und/oder SMS informiert deine Teilnehmer über bevorstehende Termine und reduziert damit Terminausfälle. Du weißt, wie aufwändig eine Umbuchung oder Stornierung ist. Mit einer intelligenten Terminverwaltungssoftware geht das mit nur einem Klick. Dank cleverer Storno-Routinen werden alle Teilnehmer informiert, mögliche Rückzahlungen ausgelöst und Kunden auf einen anderen freien Termin umgebucht. Das Buchungssystem sollte jedoch nicht nur Benachrichtigungen an deine Kunden verschicken, sondern auch an dich. So behältst du Terminänderungen, z. B. durch Absagen von Teilnehmern jederzeit im Blick.
6. Integrierte Zahlungsverwaltung
Die komplette Zahlungsverwaltung wird mit einer guten Software automatisiert. Wurde die Rechnung schon gestellt? Hat der Kunde bezahlt? Wohin soll das Geld des Teilnehmers bei einer Terminstornierung zurückgebucht werden? Diese Fragen gehören der Vergangenheit an.
Tipp: Der Anbieter deiner Buchungssoftware verwaltet die Online-Zahlungen deiner Kunden. Es ist daher wichtig, dass du deinem Softwareanbieter zu 100% vertrauen kannst. Frage beim Softwareanbieter nach, wie dein Geld verwaltet wird. Ist ein Treuhandkonto bei einer renommierten Bank vorhanden? Ist sichergestellt, dass du im Krisenfall an dein Geld kommst? Garantiert dein Anbieter eine wöchentliche Auszahlung deiner Einnahmen?
7. Preise dynamisch an Teilnehmerzahl anpassen
Mithilfe einer professionellen Terminverwaltungssoftware kannst du ohne viel Aufwand durch flexible Preisgestaltung deine Auslastung optimieren. Lasse einen Algorithmus zu all deinen Angeboten und Terminen die erwartete Auslastung und Teilnehmerzahl berechnen. Dazu werden hochautomatisiert Vergangenheits- und Echtzeitdaten ausgewertet. Daraufhin kannst du deine Preise und Kapazitäten anpassen. Beispielsweise durch Last-Minute-Rabatte oder höhere Kontingente, die du auf Buchungsportalen freigibst.
8. Kundenbindung mithilfe von Gutscheinen
Mithilfe eines professionellen Buchungssystems kannst du bequem Gutscheincodes generieren und verwalten. Gutscheine sind aus einer Vielzahl von Gründen wichtig für’s Geschäft. Wertgutscheine werden gern an Freunde oder Familie verschenkt. Aktions- bzw. Promogutscheine regen die Vermarktung deiner Kurse, Touren oder Veranstaltungen an. Zusätzlich sollten Gutscheine von externen Gutscheinportalen, wie z. B. Groupon, eingespielt werden können, sodass deine Teilnehmer sie bei der Terminbuchung selbst einlösen können.
9. Teilnehmermanagement vor Ort
Dein Terminverwaltungs- und Buchungssystem sollte bei der Terminbuchung Tickets generieren, die über einen Barcode verfügen. Du kannst die Barcode-Integration dann zum Scannen der Tickets vor Ort nutzen. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang, wenn dein Softwaredienstleister dir als Anbieter von Touren, Kursen, Events etc. eine passende App zur Verfügung stellt. Damit wird dein Smartphone zu einem leistungsstarken Ticket-Lesegerät. So prüfst du direkt am Einlass, dass deine Teilnehmer ihre Tickets nur einmalig verwenden. Außerdem erhältst du so einen schnellen Überblick über deine Teilnehmer vor Ort.
10. Buchungs- und Terminverwaltung über Smartphone und Tablet
Gerade Anbieter von Touren, Kursen oder anderen Freizeiterlebnissen sitzen nicht die ganze Zeit an einem stationären Rechner, sondern müssen ihr Geschäft auch oft unterwegs über ihr Smartphone oder Tablet verwalten. Deswegen sollte das Terminverwaltungssystem in einer Cloud laufen. Dadurch sollte es nicht nur weltweit zugänglich sein, sondern auch automatisch aktualisiert und gewartet werden.
In der Smartphone-Ansicht solltest du auf einen Blick alle offenen und bestätigten Terminreservierungen und Buchungen sowie eine Miniaturübersicht deines Terminkalenders sehen. So, dass Du schnell reagieren kannst und dir nichts entgeht. Tipp: Achte auch darauf, dass die Einbindung der Terminbuchungsfunktion auf deiner Webseite (siehe Punkt 1) für mobile Geräte optimiert ist („responsive Design“).