Wie kann ich Überbuchungen verhindern und wie gehe ich mit ihnen um?

Überbuchungen sind keinesfalls selten in der Tourismusbranche, ob nun bei Hotels, Fluggesellschaften oder Aktivitäten. Dennoch sollte man sich damit nicht abfinden, sondern diese möglichst auf ein Minimum reduzieren oder mit einem Buchungssystem sogar verhindern. Obwohl Überbuchungen eher in die Kategorie Luxusproblem fallen, können Sie dir eine Menge Stress bereiten und im Zweifel zu Unzufriedenheit bei allen Beteiligten führen. Was also tun, wenn’s passiert?
Wenn du Tickets nicht über deine Website verkaufst, sondern weitere Plattformen einsetzt, können Überbuchungen vorkommen. Es gilt die Faustregel: Umso mehr Kanäle und umso größer dein Verwaltungsaufwand, desto höher ist das Risiko für Überbuchungen. Trotzdem geht die Welt nicht unter. Hier sind ein paar Tipps, was du tun kannst und solltest:

1. Bitte für die Unannehmlichkeiten um Entschuldigung und informiere darüber, dass ein Fehler passiert ist.
2. Kontaktiere deine Kunden so früh wie möglich und lass die Situation nicht eskalieren. Frühzeitige Informationen zu Überbuchungen zeigen, dass du dich der Sache annimmst.
3. Schlage Alternativtermine vor, denn oft spielen einige deiner Kunden ohnehin mit dem Gedanken einer Verlegung. So nimmst du vielleicht schon etwas Druck aus der Situation.
4. Biete den betroffenen Kunden oder hilfsbereiten Terminwechslern Rabatte oder kostenlose Upgrades.
5. Zeige dich bemüht um Lösungen und interessiert am Wohlbefinden deiner Kunden. Fehler können eine perfekte Gelegenheit sein, dein gesamtes Service-Potential zu zeigen und deine Kunden sogar noch enger zu binden.

Überbuchungen verhindern mit Online Buchungssystem

Möchtest du zukünftig Überbuchungen verhindern, solltest du ein Online-Buchungssystem einsetzen. Die automatische Verwaltung und Anzeige von Kontingenten ist nicht nur komfortabler für deine Kunden und spart dir Zeit, sie ist außerdem wesentlich weniger fehleranfällig. So wird bspw. mit der bookingkit Buchungssoftware auch die Verwaltung von freien Plätzen über mehrere Vermarktungsplattformen hinweg möglich. Allein die schnelle Anzeige von Informationen an einer zentralen Stelle in deinem Buchungs-Tool ist Gold wert. Also beende jetzt die mühsame Handarbeit und verwende deine kostbare Zeit für dein Erlebnis oder kreative Marketingaktionen!

Optimale Auslastung deines Erlebnisses durch Anpassung von Kontingenten bei Vermarktungspartnern

Mit einem Buchungssystem hast du die Möglichkeit, dein Erlebnis über viele Kanäle zu vermarkten. Damit erreichst du nicht nur weit mehr potentielle Kunden, sondern kannst dein Angebot auch gezielt auslasten. Nach der Aktivierung der für dich interessanten Vermarktungspartner erlaubt dir das bookingkit Buchungsprogramm in der Erweiterten Verfügbarkeitsverwaltung die Anpassung der einzelnen Kontingente. Damit kannst du die maximale Teilnehmerzahl sowohl global für alle Erlebnisse festlegen, aber eben auch für jeden Einzeltermin.

Außerdem kannst du nach der Aktivierung eines Vermarktungspartners separate Platzkontingente freigeben, sodass dort gezielt mehr oder weniger Plätze verkaufen kannst, als z.B. über deine eigene Website. Wie du dabei am besten vorgehst erklären wir dir im Hilfeartikel.

Keine Überbuchungen durch intelligentes Ressourcen-Management

Wenn du dein Erlebnis mit Hilfsmitteln, Equipment, zusätzlichem Personal, Räumen oder ähnlichen Dingen meisterst, so läufst du immer auch Gefahr, deine Ressourcen zu „überbuchen.“ Nicht so mit dem bookingkit Ressourcen-Management! Nach einer kleinen Einweisung und Aktivierung dieses Moduls stehen dir dann zahlreiche Mehrwerte zur unmittelbaren Verfügung, darunter mehrere Erlebnisse mit gleicher Ressource, mehr Angebot und Auswahl für Teilnehmer, kein händischer Abgleich von Verfügbarkeiten, optimale Ressourcen-Auslastung und natürlich Umsatzmaximierung. Wie leistungsstark das bookingkit Ressourcen-Management ist, lässt sich am besten durch ein paar Beispielen erklären. Diese findest du im entsprechenden Blogbeitrag. Weiterführende Informationen im passenden Hilfeartikel.

Das Buchungssystems kann neben Überbuchungen verhindern oder intelligentem Ressourcen-Management noch bietet, dass du dir wie immer in Ruhe in der bookingkit Academy anschauen kannst. Wenn du Fragen hast, helfen wir dir!