Die 10 „must-have“ Features eines Online-Buchungssystems

Ganz egal ob du Kochkurse, Quad-Touren oder Exit-Games anbietest, du willst den Prozess der Online-Buchung für deine Kunden sicher so einfach und innovativ wie möglich gestalten.

Warum? Weil Kunden es heutzutage gewohnt sind, online und mit wenigen Klicks – egal ob zu Hause, vom Laptop oder unterwegs – mit dem Smartphone Hotels zu buchen, Tische im Restaurant zu reservieren oder Konzerttickets zu kaufen. Ebenso erwarten Sie diese Möglichkeit bei Freizeitaktivitäten. Hier kommt ein Online-Buchungssystem ins Spiel.

Bei der Auswahl der passgenauen Buchungssoftware gibt es allerdings einige Dinge, auf die du unbedingt achten solltest. Denn ein gutes Buchungstool sollte nicht nur Funktionen bieten, die deinen Kunden das Leben erleichtern, sondern auch welche, die dir ungeliebte und zeitaufwändige Aufgaben abnehmen.
Als kleine Hilfestellung haben wir dir daher die 10 must-have Features aufgelistet, auf die du bei der Auswahl deines

Online-Buchungssystems auf jeden Fall achten solltest:

1. Online-Buchungen in Echtzeit

Einer der größten Nutzen einer Buchungslösung ist, dass Kunden nicht mehr zuerst anfragen und anschließend auf Ihre Antwort warten und Sie jene Anfragen nicht manuell bearbeiten müssen. Stattdessen sollen Ihre Kunden alle verfügbaren Termine direkt sehen und buchen können. Sollte die Kapazität eines Termin erschöpft sein, sollte dieser in Echtzeit für weitere Buchungen gesperrt werden, ohne dass du einen Finger rühren musst!

2. Verschiedene Währungen und Sprachen

Die meisten Freizeitveranstalter wollen auch internationale Kunden erreichen. Deswegen ist es ungemein wichtig, dass diese die Möglichkeit haben, zumindest auf Englisch, im besten Fall in ihrer eigenen Sprache zu buchen und in ihrer Währung zu bezahlen. Schließlich besteht die Gefahr, dass der Kunde einfach bei einem Konkurrenten bucht, wenn es auf Grund von Sprachbarrieren nicht verständlich ist, was oder wie gebucht werden soll. Idealerweise erkennt das Online-Buchungssystem anhand der IP des Kunden, welche Sprache und Währung verwendet werden sollten.

3. Gutscheingenerierung und -verwaltung über das Online-Buchungssystem

Gutscheine sind aus einer Vielzahl von Gründen extrem wichtig für’s Geschäft. Dazu zählen jedoch nicht nur Wertgutscheine, die verkauft werden, sondern auch Aktions- bzw. Promogutscheine, die die Vermarktung Ihrer Erlebnisse anregen. Ganz gleich, welche Art von Gutscheinen Sie verwenden, sie sollten beide übersichtlich und effizient im Buchungssystem generiert und verwaltet werden können. Zusätzlich sollten Gutscheine von externen Gutscheinportalen, wie z. B. Groupon, eingespielt werden können, sodass deine Kunden sie bei der Online-Buchung selbst einlösen können.

4. Zahlung über PayPal

PayPal ist eine sichere und einfache Möglichkeit online zu bezahlen, weswegen es immer häufiger genutzt wird. Und das von Nutzern auf der ganzen Welt. Es beweist, dass du die Sicherheit und Privatsphäre deiner Kunden schätzt und schafft dadurch Vertrauen. Gleichzeitig hast du die Sicherheit, dass Online-Zahlungen deiner Kunden direkt und garantiert bei Ihnen eingehen. PayPal als Zahlungsoption sollte deswegen bei einem ausgezeichneten Online-Buchungssystem auf keinen Fall fehlen.

5. Intelligenter Kalender

Ein übersichtlicher und intelligenter Buchungs- bzw. Belegungskalender verschafft dem Nutzer einen Überblick über sämtliche Buchungen, Kapazitäten und Umsätze für die gewünschten Zeiträume auf einen Blick. Dadurch wird die Ressourcenplanung enorm vereinfacht. Um unnötige Arbeit zu vermeiden, sollte der Buchungskalender außerdem mit bereits genutzen digitalen Kalendern, wie Outlook oder Gmail synchronisiert werden können.

6. Online- und Telefon-Support für die Buchungssoftware

Früher oder später stößt man bei einer Software immer auf den Moment, an dem man Hilfe von den Herstellern benötigt. In diesen Momenten gibt es nichts frustrierenderes, als dass man nicht die Unterstützung des Herstellers bekommt, die man erwartet oder einem sogar versprochen wurde. Dabei reicht oft schon eine ausführliche Hilfsdatenbank aus, in der man die Lösung zu dem Problem rund um Buchungen, Reservierungen oder Kapazitäten schnell selbst finden kann. Sollte das allerdings nicht der Fall sein, sollte man den Hersteller sowohl online als auch per Telefon erreichen können. Kleiner Tipp: Wenn du eine Buchungssoftware testest, teste den Support gleich mit!

7. Automatisierte E-Mails erleichtern die Teilnehmerverwaltung

Das Versenden von regelmäßigen und standardisierten E-Mails, wie Buchungsbestätigungen, Erinnerungen an die Reservierung , Stornierungen etc. nimmt viel zu viel Zeit in Anspruch. Es ist eine umständliche und ermüdende Arbeit, die von einem Buchungssystem auf jeden Fall automatisiert werden sollte. Eine Buchungsbestätigung sollte zum Beispiel sofort nach der Online-Buchung beim Kunden eingehen. Damit hat der Kunde die Gewissheit, dass die Buchung auch wirklich durchgegangen ist. Das Buchungssystem sollte jedoch nicht nur Bestätigungsmails an Ihre Kunden verschicken, sondern auch die Option bieten, dass du ebenfalls benachrichtigt wirst.

8. Buchungsverwaltung über Smartphone und Tablet

Gerade Anbieter von Outdoor-Aktivitäten sitzen nicht die ganze Zeit an einem stationären Rechner, sondern müssen ihr Geschäft auch oft unterwegs über ihr Smartphone oder Tablet verwalten. Deswegen sollte das Online-Buchungssystem in einer Cloud laufen. Dadurch sollte es nicht nur weltweit zugänglich sein, sondern auch automatisch aktualisiert und gewartet werden.

9. Integration von Vermarktungsplattformen

Bei der Wahl der Buchungslösung solltest Du darauf achten, dass sie verschiedene Vermarktungsplattformen integriert hat. Dazu zählen zum Beispiel TripAdvisor, GetYourGuide, EventimGuide, Jollydays, Kochschule.de oder Viator. Diese Buchungportale erhöhen deine Erreichbarkeit für neue potentielle Kunden und generieren im besten Fall auch ein paar Buchungen. Wichtig dabei ist, dass diese Buchungen automatisch und sofort mit der Buchungssoftware synchronisiert werden. Damit behältst du die volle Kontrolle über Kontingente, Termine und Preise.

10. Sichere Kapitalverwaltung

Selbstverständlich sollte ein gutes Buchungstool mindestens die ersten neun genannten Punkte bieten, damit euer Arbeitsalltag wesentlich erleichtert wird. Doch nützen all diese Funktionen nichts, wenn nicht auch der zehnte Punkt erfüllt wird. Am wichtigsten ist nämlich, dass die Lösung von einem zuverlässigen und vertrauenswürdigen Unternehmen bereitgestellt wird, bei dem eure Daten und euer erwirtschaftetes Kapital sicher aufgehoben sind. Dazu gehört unter anderem, dass euer Geld im Insolvenzfall sicher ist. Möglich ist das, wenn euer Kapital gar nicht von dem Unternehmen selbst verwaltet wird, sondern im besten Fall ein Treuhandkonto bei einer zuverlässigen Bank für euch eingerichtet wird, über das die Kapitalverwaltung von statten geht.
Schau dir gern auch unsere anderen Artikel im Blog an, um weitere Tipps für Freizeitanbieter zu erhalten! Erfahre dort zum Beispiel, wie du die No-Show-Rate reduzierst. Oder wie du mit smarten Tricks zu mehr Online-Buchungen kommst. Hast du noch Fragen? Schreib uns!